Popularne w branży IT powiedzenie mówi, że ludzie dzielą się na tych, którzy robią backup i tych, którzy… będą go robili doświadczeni negatywnymi skutkami jego braku w momencie awarii systemów lub ataków. Analogicznie wszystkie dane dzielą się na dwie grupy – zabezpieczone oraz… jeszcze nieutracone. Czym zatem jest ten osławiony backup? Najprościej mówiąc, jest to polisa ubezpieczeniowa dla właściciela cyfrowych danych. Nie musi ona stanowić wyłącznie kosztu, o czym dowiecie się w dalszej części tego artykułu.
Backup to proces wykonywania ochronnej kopii danych (plików, baz danych, obrazów systemów plików zawierających system operacyjny i zainstalowane aplikacje), które znajdują się na serwerach, stacjach roboczych, w maszynach wirtualnych lub usługach chmury publicznej. Ważne jest to, że backup dotyczy wyłącznie na bieżąco przetwarzanych danych, a nie np. archiwalnych (więcej na ten temat w artykule „Co nie jest backupem?”). W przypadku wystąpienia błędu ludzkiego (np. przypadkowe usunięcie danych), kradzieży sprzętu, jego awarii lub katastrofy naturalnej, która poskutkowała utratą danych lub dostępu do nich, dzięki kopii backupowej możliwe jest w krótkim czasie przywrócenie systemu IT do stanu z momentu wykonania ostatniej kopii lub odzyskanie danych.
Bardzo ważne jest podkreślenie, że backup jest procesem, a nie konkretną czynnością – aby osiągnąć cel konieczne jest regularnie wykonywanych różnych zadań. Tak samo nie istnieje jedno konkretne urządzenie ani nośnik danych przeznaczone wyłącznie do backupu (z wyjątkiem urządzeń PBBA – więcej na ten temat w artykule „Nośniki do przechowywania kopii backupowych”). Podejście do backupu można przyrównać do sprzątania – tam także wykonuje się różne czynności, z zastosowaniem wielu rodzajów narzędzi i detergentów, aby uzyskać finalny efekt.
Za prowadzenie procesu backupu dba stworzone do tego celu oprogramowanie. Po określeniu właściwych reguł przez administratora zwalnia ono go z konieczności ręcznego wybierania danych do zabezpieczenia – samodzielnie obserwuje, które pliki lub rekordy w bazie danych uległy zmianie i w odpowiednim, zdefiniowanym momencie rozpoczyna wykonywanie kopii. W oprogramowaniu do backupu administrator tworzy tzw. zadania backupowe – określa jakich obiektów kopia powinna być wykonana, na jaki nośnik, w jaki sposób i z jakim harmonogramem (więcej na ten temat w artykule „Rodzaje kopii backupowych”.
Wspomnieliśmy, że backup nie musi stanowić dla firmy wyłącznie kosztu „polisy ubezpieczeniowej”. W kopiach backupowych zagregowane są wszystkie firmowe dane, warto więc z nich skorzystać. Coraz częściej programiści prowadzą na nich operacje testowe podczas tworzenia nowych lub modyfikowania istniejących aplikacji. Analitycy danych poszukują wartościowych dla działów biznesowych trendów. W przypadku wystąpienia katastrofy administratorzy mogą też uruchomić maszynę wirtualną bezpośrednio z jej kopii, bez konieczności przywracania do środowiska produkcyjnego, co zdecydowanie przyspiesza proces przywracania pracy w przedsiębiorstwie.