Brak odpowiednich zabezpieczeń zazwyczaj prowadzi do bardzo poważnych konsekwencji. Utrata danych może oznaczać przestój w działalności firmy, a także utratę dobrego wizerunku wśród klientów, jak również konsekwencje finansowe i prawne o wartości wielokrotnie przewyższającej koszty wdrożenia systemu backupowego. Według badań wiele firm, które doświadczyły poważnej utraty danych, zbankrutowało w ciągu roku od tego wydarzenia.
Istnieje wiele przyczyn, z powodu których firmy tracą dane lub dostęp do nich – w większości z nich sytuację może uratować skorzystanie z kopii backupowej:
- Uszkodzenie dysku – zarówno mechaniczne twarde dyski, jak również nośniki SSD, są statystycznie najczęściej ulegającym awarii komponentem komputera. Kopia backupowa pozwoli odzyskać wszystkie dane na nowy nośnik.
- Awaria komputera (stacji roboczej lub serwera) – nawet jeśli dysk w komputerze nie uległ uszkodzeniu, uzyskanie dostępu do danych w kopii backupowej może trwać krócej niż wymontowanie dysku i zainstalowanie go w innym komputerze, o ile w ogóle dostępne będzie zapasowe urządzenie.
- Błąd ludzki – zazwyczaj utrata danych następuje w wyniku przypadkowego usunięcia pliku bądź jego modyfikacji. Utracony plik można odzyskać z kopii backupowej. Co więcej, praktycznie każde oprogramowanie do backupu umożliwia przechowywanie kilku historycznych wersji tego samego pliku, można więc z łatwością dotrzeć do tej właściwej. Dobrą praktyką jest też udostępnianie użytkownikom możliwości samodzielnego odzyskiwania plików (oczywiście, tylko tych, które zostały zabezpieczone z ich komputera).
- Kradzież lub utrata sprzętu w wyniku katastrofy naturalnej (pożar, powódź, zawalenie się budynku) – w każdej z tych sytuacji backup umożliwi odzyskanie dostępu do danych. Dobre praktyki zapewniania ciągłości biznesowej i przeciwdziałania skutkom katastrof mówią, że firma powinna posiadać zapasowe centrum danych, które przejmie pracę w sytuacji, gdy niemożliwe jest funkcjonowanie centrum podstawowego. To właśnie między innymi do centrum zapasowego powinny trafiać kopie backupowe i stamtąd dane powinny zostać udostępnione użytkownikom.
- Atak złośliwego oprogramowania, w tym ransomware – coraz więcej firm pada ofiarą cyberprzestępców, którzy mają na celu zmuszenie ofiary do podzielenia się wypracowanym zyskiem. Stworzenie i utrzymanie sprawnie działającego systemu backupu, umożliwiającego odzyskanie danych w przypadku ich zaszyfrowania przez ransomware, zawsze będzie tańsze niż opłacenie okupu cyberprzestępcom.