Warto wyjaśnić, co backupem – wbrew częstemu błędnemu przekonaniu – nie jest. Najczęściej jest on mylony z archiwizacją danych, która polega na przenoszeniu do archiwum nieaktualnych i rzadko odczytywanych informacji, czyli wycofanie ich z systemu, w którym odbywa się bieżące przetwarzanie (przy backupie oryginalne dane nie są kasowane). Archiwizowane dane trafiają na wolniejsze, ale tańsze i często bezpieczniejsze w kontekście długotrwałego przechowywania informacji nośniki. Dobrze skonstruowane rozwiązanie archiwizacyjne, jeśli jest taka potrzeba, powinno cały czas udostępniać zarchiwizowane dane, chociaż wydajność tego dostępu nie musi być duża.
Jako synonim backupu często stosowane jest też określenie „kopia zapasowa”. W bardziej poprawny sposób można opisać jednak backup jako kopię ochronną. Kopia zapasowa to dodatkowa kopia nośnika zawierającego jakieś dane – np. archiwalne lub… z już wykonanym backupem. Warto bowiem pamiętać, że „jeden backup, to nie backup”. Prawa Murphy’ego mówią bowiem, że jeśli coś może pójść źle, to pójdzie źle. Wiele firm ucierpiało na tym, że w krytycznym momencie, gdy konieczne było odzyskanie danych z kopii backupowej, zawierające je nośnik też okazywał się uszkodzony (z reguły jest to nadmiernie eksploatowana taśma). Dlatego wśród osób projektujących w profesjonalny sposób systemy backupu przyjęło się stosowanie strategii 3-2-1 – trzy kopie danych, na dwóch różnych rodzajach nośników, z czego jeden musi być poza siedzibą firmy, w której znajdują się oryginalne dane.
Nieporozumieniem jest także traktowanie replikacji danych jako alternatywy dla backupu. Ta może być realizowana na dwa sposoby – równoczesne zapisywanie danych na dwóch lub kilku dyskach, co zabezpiecza dane przed awarią jednego lub kilku napędów (struktura RAID na poziomie 1, 5 lub 6) albo wykonywanie kopii danych (w czasie rzeczywistym lub z niewielkim opóźnieniem) na inny serwer lub macierz dyskową, w tym samym lub oddalonym geograficznie centrum danych. Replikacja ma bowiem podstawową wadę, obcą backupowi. Nie chroni przed skasowaniem danych lub ich utratą, np. w wyniku działania wirusa lub zaszyfrowania przez ransomware – dane zostaną usunięte zarówno na oryginalnym nośniku, jak i w jego replice.